Fakturační systém nejen na faktury

Napadlo vás někdy využívat fakturační systém i k něčemu jinému, než jen k vystavování faktur? Zkuste ho využívat pro zjednodušení komunikace s vaší účetní nebo jako jednoduchý nástroj finančního řízení.

Vystavování faktur

Je jasné, že fakturační systémy jsou určené hlavně na vystavování faktur.

A ze zkušeností svých vlastních i ze zkušeností klientek musím říct, že nikdo změny z ručního fakturování na fakturační systém nelitoval.

Hlavní výhody fakturačních systémů jsou jasné:

• Nespletete číslo v číselné řadě → fakturační systém přiděluje čísla sám a popořadě, tak se nestane, že omylem vystavíte dvakrát fakturu se stejným číslem.
• Faktury může vystavovat víc lidí ve vašem týmu a nemusíte spolu přitom řešit, jaké číslo je zrovna na řadě. Párkrát jsem v praxi viděla, že se spolupracovníci špatně domluvili a čísla faktur se jim opakovala, nebo naopak vynechávali. To se vám ve fakturačním systému nestane, protože pracujete ve společném prostředí a čísla na sebe navazují automaticky.
• Pokud prodáváte podnikatelům, často stačí při vystavování faktury napsat správně IČ vašeho zákazníka. Zbytek se načte automaticky. To šetří práci a navíc to budete mít správně.
• Snadno můžete faktury kopírovat, nebo si připravit šablony celých faktur nebo jednotlivých položek.
• Máte správně formální náležitosti faktury → když správně vyplníte svoje fakturační údaje, budete je mít na všech fakturách dobře. Akorát si zkontrolujte, jestli máte na faktuře i text, kde jste jako podnikatelé registrováni. Většinou se to dá přidat v nastavení fakturačních údajů, nebo v nastavení textu v patičce faktury. Je jedno kam přesně to dáte, ale tento text by na faktuře měl být. 
• Další výhody mě ještě napadají, ale zaslouží si samostatné odstavce.

Zkrátka fakturační systém ušetří práci. A navíc vypadají faktury většinou profesionálněji.

Aby to nebylo černobílé, fakturační systémy mají i svoje nevýhody:

• Většinou musíte něco platit.
• Grafiku faktur můžete obvykle trochu upravovat, ale žádné kreativní úlety nebo třeba obrázek na pozadí tam nedostanete.
• Fakturační systém vám komplikuje šmelení s fakturami. Dodatečné přepisování dat nebo čísel faktur. Někdo to považuje za nevýhodu, já naopak za výhodu. 🙂

Automatické párování plateb

Dohledávání plateb od klientů je dost otrava. Hlavně pokud máte hodně stejných částek, třeba za konzultace. 

Propojení fakturačního systému s bankou a automatické párování je spolu se zavedením rezervačního systému největší zázrak a největší úleva, kterou jsem ve svém podnikání zažila. Na vlastní kůži jsem si vyzkoušela, jaké je zkoumat, která platba v bance patří ke které faktuře. Teď to za mě dělá automat a já jenom dokontroluju, co se nespárovalo samo, například platby bez variabilního symbolu nebo z ciziny. Ušetřím tak mraky času a ještě víc nervů.

Pravidelné faktury

Další skvělou vychytávkou a zjednodušením jsou pravidelné faktury.

Ty využijete u dlouhodobých klientů, kteří vám platí pravidelné stejné částky. Může to být třeba měsíční paušál za vaše služby nebo členství v klubu. Stačí všechno správně nastavit a fakturační systém sám v určený den vystaví fakturu a pošle ji zákazníkovi. Pak ji díky automatickému párování plateb označí jako zaplacenou a vy se jen radujete z peněz na účtu.

Automatické faktury

Když chcete prodávat něco, co se prodává „samo“ (e-book, online kurz, návod, přístup do klubu), oceníte automatickou fakturaci. Ta funguje tak, že zákazník vyplní formulář na webu a fakturační systém fakturu vystaví sám. Umí pak přímo sám i zkontrolovat platbu a odeslat e-book nebo přístupy do členské sekce kurzu. Pro online podnikání se to hodí, v jiných oborech ale většinou nevyužijete.

Upomínky

Méně radostnou částí fakturace je upomínání neplatících zákazníků. I to si můžete díky fakturačnímu systému usnadnit. Nastavte si pravidla automatického upomínání, upravte text posílané zprávy a pak už nechte tu nepříjemnou část na automatu.

Evidence výdajů

Většina fakturačních systémů umí evidovat i podnikatelské výdaje. Můžete do nich nahrát i dokument (fakturu, sken účtenky) a použít je rovnou jako skladiště informací pro vaši účetní.

I když ale výdaje nepotřebujete hlídat nebo zapisovat kvůli daním, rozhodně to je šikovné kvůli vám samotným. Kvůli tomu, abyste mohli rozpoznat, jak výdělečné vaše podnikání ve skutečnosti je.

Výdaje můžete většinou štítkovat, takže si pak můžete přímo z fakturačního systému vytáhnout hodně zajímavé informace o tom, za co utrácíte. A rozhodovat se, jak to chcete mít v budoucnosti.

Někdo má rád tabulky (třeba já 🙂 ), ale někdo jim zrovna moc neholduje. Jestli patříte mezi ty druhé, zkuste dát šanci svému fakturačnímu systému.

Exporty do účetnictví

Své účetní můžete vystavené faktury předávat vytištěné, elektronicky v pdf, ale také velice elegantně v datovém formátu z fakturačního systému. Všechny faktury se pak natáhnou do účetnictví na pár kliků (a za pár minut). Ne že by to pak měla účetní bez práce, je potřeba všechny faktury zkontrolovat a správně zaúčtovat. Nemusí ale přeťukávat všechna čísla a písmenka. Udělá méně překlepů, stojí jí to méně času a vás to může stát méně peněz.

Pozor, ne všechny fakturační systémy se kamarádí se všemi účetními programy. Je dobré se se svojí účetní domluvit a případně kvůli tomu fakturační systém vyměnit. Jednorázově to bude možná pracnější, ale dlouhodobě si budete děkovat.

Podklady pro daňová přiznání

Z fakturačních systémů můžete vytáhnout podklady pro svoje daňová přiznání. Ať už jde o daň z příjmu, nebo daň z přidané hodnoty. Jestli teď dohledáváte podklady a doklady všude možně, zkuste si to zjednodušit. Sobě i své účetní. 

Některé fakturační systémy umí dokonce vygenerovat i vyplněné přiznání, které vám stačí jenom zkontrolovat a elektronicky odeslat.

Statistiky a přehledy pro finanční řízení

To nejlepší na konec.

Fakturační systém můžete použít jako pomocníka nebo dokonce jako jediný nástroj finančního řízení.

Sledujte v grafech, jak se vaše podnikatelské příjmy a výdaje vyvíjejí. Jak se liší od minulého měsíce nebo od stejného období v loňském roce.

Využívejte štítky u vystavovaných faktur a u nákladů.

Vyexportujte si tabulku vystavených faktur nebo i nákladů. V ní si můžete smazat nebo skrýt nepotřebné sloupečky, nastavit filtry a pak si hrát. 

Na jednom místě pak můžete zkoumat, které produkty se vám nejvíc prodávají. Kdo jsou vaši nejvěrnější zákazníci a co u vás kupují. Které vaše produkty mají kdy sezónu. A spoustu dalších informací.

Skvělé je k tomu využívat kontingenční tabulky, ale i z “obyčejné” tabulky exportu toho vykoukáte strašně moc.

Zkuste to a pohrajte si s informacemi, které vám váš fakturační systém dává.

Víte, které funkce „navíc“ od fakturačního systému oceníte?
Prozkoumejte, jestli je umí ten váš, nebo se poohlédněte po jiném.

Ráda bych napsala do série druhý článek – porovnání fakturačních systémů očima uživatelů. Prosím, pomozte mi a vyplňte stručný dotazník. Díky!