7 tipů pro práci s datovkou

Datová schránka je stále používanější i těmi podnikateli, kteří ji nemají povinnou. Je pohodlné ji mít — nemusíte chodit na úřady, odesílat daňová přiznání můžete klidně na poslední chvíli před půlnocí. Má ale také několik záludností, které vám můžou zkomplikovat život, pokud si na ně nedáte pozor.

Podnikající právnické osoby (například s.r.o.) mají datovou schránku povinně. Neziskovky, podnikající fyzické osoby i fyzické osoby “civilisté” si ji mohou zřídit dobrovolně.

Podnikatele k založení datovky často vede to, že se kvůli platbám do zahraničí (třeba reklama na facebooku nebo placený mailingový systém) stali identifikovanou osobou k DPH a musí každý měsíc podávat daňové přiznání.

Založení datové schránky je jednoduché, můžete to vyřídit na každém Czech POINTu. Podrobné informace najdete na webu datoveschranky.info. Najdete tam i spoustu dalších rad a návody k používání datové schránky.

V tomto článku přidávám 7 tipů z praxe, které jsem si osahala sama (zapomenuté heslo a jeho složité obnovování) nebo s klientkami.

1. na finanční úřad jedině datovkou

Jakmile máte datovou schránku, musíte všechna podání finančnímu úřadu podávat elektronicky. Za daňové přiznání podané papírově dostanete pokutu, i když ho podáte včas a správně vyplněné.

2. heslo

V datové schránce je automaticky nastavena platnost hesla 90 dní. Poté si jej musíte změnit, jinak se do datovky nedostanete. Pro heslo jsou poměrně přísné podmínky. Musí mít nejméně osm a nejvíce třicet dva znaků, obsahovat minimálně jedno velké písmeno, jedno malé písmeno a jednu číslici. Ne všechny speciální znaky jsou povolené. Navíc se jednou použité heslo nedá zopakovat. Nemůžete střídat dvě vyhovující hesla.

Takže se vám pak může stát to, co mně. Že složité nově vymyšlené heslo zapomenete a musíte dojít na Czech POINT, aby vám obnovili přístupy.

Proto pro vás může být šikovné zrušit automatické vypršení hesla, i když oficiálně to kvůli bezpečnosti v návodech k datové schránce nedoporučují.

Jestli chcete mít heslo pro datovou schránku “napořád”, musíte si to tak nastavit.

Možnost prodloužit nebo zkrátit platnost hesla najdete v nabídce “Nastavení” s ozubeným kolečkem.

Nastavení → Možnosti přihlášení → Platnost hesla

Do datové schránky se můžete přihlašovat i Mobilním klíčem prostřednictvím aplikace v mobilním telefonu. Tuto variantu nepoužívám, tak ji nemám do detailu nastudovanou.

Nastavení → Možnosti přihlášení → Přihlášení Mobilním klíčem

3. notifikace – upozornění

Abyste nemuseli průběžně kontrolovat, co vám do datové schránky nově přišlo, můžete si nastavit upozornění na došlé zprávy.

Nastavení → Notifikace → Notifikace e-mailem

Doporučuji nastavit si rozšířený obsah notifikační zprávy – dostanete tak informaci nejen o tom, že máte v datovce novou zprávu. Dozvíte se i předmět zprávy a jejího odesílatele.

To se hodí třeba tehdy, když potřebujete u nějaké zprávy odložit její doručení kvůli lhůtám, které ze zprávy vyplývají. Zpráva v datovce je totiž považovaná za doručenou, jakmile se do schránky přihlásíte. Tím okamžikem začínají plynout lhůty, například vůči finančnímu úřadu.

Nastavte si notifikaci na nově došlé zprávy, ať víte, co vám v datovce přibylo.

Využijete toho třeba na dovolené, nebo když má dovolenou vaše účetní. Z notifikačního mailu se dozvíte, že vám do datovky přišla výzva od finančního úřadu, ale schránku otevřete až po návratu, a tak máte dost času na zprávu reagovat.

Nastavení → Notifikace → Notifikace e-mailem

4. doručení zprávy fikcí

Jak jsem popsala v odstavci výše, zpráva je považovaná za doručenou v okamžiku, kdy se přihlásíte do datové schránky. Nezáleží na tom, jestli jste zprávu rozklikli a přečetli, nebo ne.

Zpráva také může být doručena fikcí – to se stane desátý den po dodání zprávy do schránky. I když jste se do schránky vůbec nepřihlásili a o zprávě třeba ani nevíte! I proto doporučuji nastavení notifikací.

Když nebudete do datovky vůbec chodit, zprávy budou doručené fikcí — z právního hlediska budou doručené, i když o nich vůbec nevíte!

5. zprávy nejsou v datovce napořád

Datovka není mail. Doručené zprávy zůstávají v datové schránce po 90 dní od doručení. Potom zmizí, včetně příloh. Zmizí i tehdy, když byly doručené fikcí a vy jste se po celou dobu do datovky nekoukli a ani o nich nevíte.

Všechny důležité doručené zprávy si ukládejte do počítače, ať víte, kdo vám co psal a kdy.

Uložte si přílohu zprávy (většinou pdf soubor) a doručenku..

Datová schránka → Přijaté zprávy → detail vybrané zprávy

V záložce Datová schránka → Historie si můžete starší smazané zprávy dohledat, ale už bez obsahu (příloh).

6. ani odeslané zprávy nejsou napořád

Odeslané zprávy po 90 dnech z datové schránky také zmizí. Proto si všechny odeslané zprávy ukládejte, a to přílohu zprávy (odesílaný soubor) i doručenku. Ať máte důkaz o odeslání, kdyby to bylo potřeba.

Doručenku najdete na stejném místě jako u doručených zpráv. Napravo pod možností “Více”.

7. soubory z EPO se v datovce neukládají

Daňová přiznání, registrace a ostatní dokumenty, které odesíláte z daňového portálu finanční správy (tzv. EPO) se do datové schránky nepropisují! V odeslaných zprávách v datovce je nenajdete a je to tak v pořádku.

Proto si všechny soubory po odeslání z EPO hned uložte do počítače (odeslané soubory v datovém i pdf formátu, doručenky v datovém i pdf formátu). Ať je nemusíte složitě lovit v historii prohlížeče.

Informace o datových schránkách: www.datoveschranky.info

Přihlašování do datové schránky: www.mojedatovaschranka.cz

Více informací: oficiální nápověda datových schránek.

Pomohl vám článek? Přihlaste se k odběru novinek, ať vám neuteče ten příští.

Souhlasím se zpracováním svých osobních údajů a zasíláním novinek z webu vysvetlovnik.cz (více informací).

Lucie Krausová
Jsem ekonomka, účetní a podnikatelka. Baví mě kombinovat práci s čísly a pomoc druhým. Jsem autorka e-booku pro rodiče 4 možnosti přivýdělku při mateřské a rodičovské a pro začínající podnikatele Podnikám na paušál - podrobný průvodce prvními lety podnikání. Pokud Vás zajímá více o mně, více informací zjistíte zde >>

Tento článek vyjadřuje názor autorky, nejedná se o právně závazný dokument.